Sua clínica atende muito. Quanto disso vira resultado?

CFO as a Service para clínicas.

Um time de especialistas da ByBrain senta com sócios, gestores e equipe da clínica toda semana. A gente implanta o nosso Modelo de Gestão proprietário na sua clínica e conecta agenda, consultas, procedimentos e caixa. As decisões saem junto com vocês, com número na mesa.

Ver como funciona Falar com um especialista
Exemplo de ciclo de receita em um mês
Atendimentos realizadosR$ 1,20M
−R$ 50 mil sem evidência para faturar FaturáveisR$ 1,15M
−R$ 70 mil que ficaram fora do faturamento FaturadosR$ 1,08M
−R$ 110 mil entre glosa e inadimplência RecebidosR$ 970 mil
Entre o atendimento e o caixaR$ 230 mil

Perguntas que a direção passa a responder com número

  • Quanto faturamos?
  • Quantas consultas viram procedimento?
  • Quanto recebemos?
  • Quanto custa operar?
  • Onde está a margem?
  • Onde estamos perdendo dinheiro?
  • Estamos dentro do orçamento?
  • Quanto sobra de cada cirurgia?
  • Temos capacidade para crescer?
  • Nossos dados estão protegidos?

O dinheiro se perde entre a agenda e o caixa

Três situações que a gente encontra em quase toda clínica que cresce rápido.

Atendeu.
Mas não faturou.

Consulta sem evolução registrada, procedimento sem autorização, liminar sem documento. O atendimento aconteceu e a receita ficou na agenda.

Faturou. Mas não recebeu.

Glosa sem recurso, nota fiscal pendente, cobrança vencida há 90 dias. Sem rastrear cada etapa, a perda só aparece no fechamento.

Cresceu. Mas a margem sumiu.

Mais pacientes, mais profissionais, mais uma unidade. Sem margem por procedimento e por fonte pagadora, crescer pode sair caro.

Modelo de Gestão ByBrain

Seis pilares.
Do atendimento à decisão.

01Gestão Financeira

DRE caixa e competência, fluxo de caixa, conciliação bancária e orçamento por unidade. Compras de materiais e medicamentos batidas com o que foi realizado. Plano de contas padronizado para o número fechar igual todo mês.

02Ciclo de Receita

Cada real acompanhado do atendimento ao recebimento. Evidência, faturamento, nota fiscal, contas a receber e conciliação, com controle de glosas e de pacientes por liminar.

03Inteligência Operacional

Margem por cirurgia, procedimento e tratamento especializado, e também por paciente e fonte pagadora. Conversão de consultas em procedimentos. Ocupação, no-show e receita por hora clínica para saber se falta estrutura ou sobra capacidade.

04Planejamento

Orçamento, forecast de 12 meses e simulação de novas unidades. Payback e necessidade de caixa calculados antes de assinar o aluguel.

05Tecnologia e Gestão Ativa

Integrações, agentes e alertas avisam quando o orçamento acelera. Quem interpreta e decide são pessoas: o nosso time e a direção da clínica, na rotina semanal, mensal e trimestral.

06Privacidade e LGPD

Do workshop com a liderança ao DPO as a Service. Prontuário, agenda, cobrança e fornecedores tratados com processo, responsável e evidência.

Ver na prática

Veja a diferença no dia a dia

Planilha conta o passado. Gestão ativa avisa antes.

Recurso
Modelo de Gestão
ByBrain
Planilhas e
controles manuais
RESULTADODRE caixa e competência fechando todo mês
ORÇAMENTOAlerta automático antes do estouro
COMPRASMateriais e medicamentos batidos com cada procedimento
RECEITARastreio do atendimento ao recebimento
CONVERSÃOConsultas que viram procedimentos e tratamentos
MARGEMPor cirurgia, procedimento e tratamento
FUTUROForecast de 12 meses e simulação de expansão
DADOSLGPD contínua, com DPO as a Service
OPERAÇÃOEspecialistas que sentam com a sua equipe toda semana

Como o Modelo de Gestão funciona

A tecnologia cuida do repetitivo. A análise e as decisões acontecem em conversa, entre o nosso time e as pessoas da clínica.

1Organizar o financeiro

Primeiro o número fecha. Depois a gente analisa.

Plano de contas padronizado, classificação por centro de custo e unidade e conciliação bancária. A DRE sai em duas visões. Caixa mostra o dinheiro que entrou e saiu. Competência mostra o mês em que a receita e a despesa aconteceram.

2Rastrear cada real

Do atendimento ao recebimento, com evidência em cada etapa.

Pacientes por liminar ganham cadastro próprio, com processo, procedimentos e atendimentos autorizados, valores e vigência. Um motor de regras por fonte pagadora, procedimento e profissional mostra onde o valor ficou represado. Glosas viram indicador: motivo, valor em recurso, recuperado e perdido.

3Medir margem, conversão e capacidade

Descobrir onde a clínica realmente ganha dinheiro.

Margem por cirurgia, procedimento e tratamento especializado. Também por paciente, profissional, unidade e fonte pagadora. Quantas consultas viram procedimento e em que ponto o paciente desiste. Junto com ocupação, cancelamentos e no-show, fica claro se a clínica precisa de mais estrutura ou se ainda tem capacidade ociosa para ocupar.

4Planejar e simular

Saber onde a clínica estará em 3, 6 e 12 meses.

Realizado, orçamento e forecast lado a lado, revisados todo mês. O simulador cruza salas, profissionais, ocupação, ticket médio e custos. Antes de abrir uma unidade, a direção vê ponto de equilíbrio, payback e quanto caixa a expansão vai pedir.

Nova unidade

Faturamento projetado
Margem de contribuição
Resultado operacional
Necessidade de caixa

Cenário base: payback e break-even calculados com as premissas da clínica.

5Agir antes do estouro

O orçamento vira alerta. O alerta vira decisão.

Compras e consumo de materiais e medicamentos são batidos com cada cirurgia e tratamento realizado. Um agente acompanha mão de obra, materiais, medicamentos e equipamentos e avisa quando o consumo acelera, antes do limite estourar. O nosso time leva esses números para a reunião da semana com a direção, e as decisões saem com responsável e prazo.

Valores ilustrativos. Os indicadores de cada clínica são definidos com fonte, regra de cálculo, responsável e data de fechamento.

Onde o dinheiro escapa

Receita que não chega ao caixa. Consulta que não vira procedimento. Material e medicamento que estouram o orçamento, sala vazia e margem que some na média. Escolha uma frente e toque em cada ponto.

    Valores ilustrativos, do exemplo de uma clínica com R$ 1,20M em atendimentos e R$ 30.000 de orçamento de materiais e medicamentos no mês.

    Privacidade e LGPD

    Prontuário também é dado. E dado precisa de dono.

    Clínica trata dado de saúde o dia inteiro: na anamnese, na agenda, no WhatsApp, na cobrança. A adequação acontece em seis etapas. As duas últimas não terminam, porque gente entra, profissional sai e sistema muda.

    Riscos de privacidade e dados na operação

    De 2 a 4 horas com a liderança

    A direção entende onde a clínica está exposta e o que muda na rotina. Prontuários, responsáveis, profissionais, WhatsApp, ferramentas de IA, fornecedores e incidentes, com casos do setor de saúde. Sai com um checklist inicial de maturidade e uma pergunta: onde estão esses riscos dentro da nossa operação?

    O que entra no workshop

    LGPD na práticaDados pessoais e sensíveisProntuáriosPacientes e responsáveisCompartilhamento com terceirosWhatsApp e e-mailUso de IAIncidentes e vazamentosResponsabilidade da liderança

    Perguntas frequentes

    O que é CFO as a Service?

    É a função de diretor financeiro exercida por um time externo. A ByBrain implanta o Modelo de Gestão proprietário na sua clínica, organiza o financeiro, conecta a operação assistencial ao resultado e senta com a direção toda semana para decidir com número.

    Quem atende a clínica no dia a dia?

    Pessoas. Especialistas da ByBrain conversam com sócios, gestores, faturamento e equipe administrativa da clínica. Agentes e alertas apontam o que mudou. A leitura dos números e as decisões acontecem em reunião, entre gente.

    Vocês são BPO ou consultoria?

    Nem um nem outro. A ByBrain é Business Partner da clínica. BPO organiza o que chega e consultoria entrega o relatório e vai embora. A gente estrutura o processo que gera o dado, senta com a direção para decidir e continua operando junto, mês após mês.

    Qual a diferença entre DRE caixa e DRE competência?

    A DRE caixa mostra o dinheiro que efetivamente entrou e saiu no período. A DRE competência mostra o resultado do mês em que a receita e a despesa aconteceram, mesmo que o pagamento venha depois. A clínica precisa das duas para não confundir caixa com resultado.

    Vocês fazem a gestão de pacientes por liminar?

    Sim. Existe um módulo próprio para pacientes atendidos por determinação judicial, acompanhado pelo nosso time. As regras mudam por fonte pagadora, paciente, procedimento, profissional, unidade, valor e vigência. Ele mostra o que foi autorizado, realizado, faturado e recebido.

    Como funciona a rotina com a direção?

    Toda semana a gente olha caixa, contas a receber, faturamento, inadimplência e desvios. Todo mês, fechamento, DRE, orçamento × realizado, rentabilidade e forecast. A cada trimestre, metas, estrutura de custos, capacidade e expansão.

    O que é DPO as a Service?

    É a função de Data Protection Officer, o responsável pela proteção de dados da clínica, exercida por especialistas da ByBrain dentro do escopo definido em contrato, em contato direto com a equipe da clínica. Inclui canal com titulares, resposta a incidentes, avaliação de fornecedores e sistemas, treinamentos e relatórios para a direção.

    Quanto tempo leva a adequação à LGPD?

    O programa de adequação leva de 90 a 180 dias, conforme a complexidade da clínica. Depois disso, a gestão de privacidade segue em ciclo mensal. Veja as etapas na seção de LGPD acima.